Paperless ไม่ใช่แค่เทรนด์ แต่คือทางรอดธุรกิจในยุค Digital Disruption

การทำงานแบบลดการใช้กระดาษในองค์กร (Paperless) กลายเป็นหนึ่งในยุทธศาสตร์ที่ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ในองค์กรมีความราบรื่น ด้วยการเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ความสะดวกในการนำเสนอผลการทำงาน และการประยุกต์ใช้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืนในระยะยาว

องค์กรที่มีการทำงานแบบ Paperless ด้วยระบบดิจิทัล คือธุรกิจที่สามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง ในขณะที่ธุรกิจรูปแบบเดิมซึ่งยังคงพึ่งพาระบบเอกสารกลับประสบปัญหาด้านการบริหารจัดการมากมาย นั่นทำให้นักลงทุนหลายแห่งเริ่มปรับเปลี่ยนการทำงานในธุรกิจให้เข้าสู่ระบบ Paperless อย่างจริงจัง

ทำความเข้าใจ รูปแบบการทำงาน Paperless คืออะไร?

คำว่า ‘Paperless’ หากแปลตรงตัวอาจหมายถึง ‘ไร้กระดาษ’ แต่ในบริบทของการทำธุรกิจ Paperless คือการจัดเก็บและจัดการข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลแทนการใช้กระดาษในทุกขั้นตอนขององค์กร โดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล เช่น การสแกนเอกสาร การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล และการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยประหยัดพื้นที่ ลดเวลาในการค้นหา และลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเอกสาร

ก้าวเข้าสู่การทำงานยุคดิจิทัล ด้วยโซลูชันของเรา คลิก

ประโยชน์ของการทำงานแบบ Paperless

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ธุรกิจที่ใช้กระดาษ พนักงานย่อมประสบปัญหาด้านข้อมูลและสื่อสารอย่างล่าช้าและผิดพลาด การทำงานแบบ Paperless คือกระบวนการที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างเป็นรูปธรรมผ่านระบบ Automation ที่ทำให้บุคลากรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายจากทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ตและระบบ IoT ซึ่งลดความซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดของการทำงาน

ลดต้นทุนในธุรกิจ

การลดต้นทุนในโรงงาน คือหนึ่งในประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับเมื่อใช้ระบบ Paperless อย่างเป็นรูปธรรม เพราะการทำงานรูปแบบเดิม ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อกระดาษ เครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงประหยัดต้นทุนทางอ้อมอื่น ๆ เช่น ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหาย และลดเวลาการค้นหาข้อมูล

การสื่อสารข้อมูลที่ถูกต้อง ชัดเจน

ระบบ Paperless เป็นการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลในองค์กรที่ชัดเจน ด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลแบบ Real-Time จากทุกภาคส่วนผ่านระบบคลาวด์ ช่วยลดเวลารอคอยและเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ช่วยให้ผู้บริหารตรวจสอบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ยกระดับความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

Paperless ทำให้ใช้สำเนาข้อมูลในกรณีฉุกเฉินได้ง่ายขึ้น ป้องกันปัญหาด้านความปลอดภัย การสูญหาย การละเมิดสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และความเสียหายจากอุบัติเหตุ โดยที่ไม่สามารถกู้คืนได้ ซึ่งอาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ข้อมูลหาย ค่าใช้จ่ายในการทำเอกสารใหม่ หรือเสียความเชื่อมั่นที่ลูกค้าและคู่ค้า

การประยุกต์ใช้ข้อมูลที่รวดเร็ว

ระบบ Paperless มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็วและแม่นยำ เพื่อใช้ในการดำเนินการทางธุรกิจแบบ Data Driven ที่นำข้อมูลบนระบบซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยวิเคราะห์ ประมวลผล ผ่านเครื่องมือ Business Intelligence และ Analytics ต่าง ๆ 

ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

การทำงานแบบ Paperless ที่ลดการใช้กระดาษ จะส่งผลดีต่อการรักษาสิ่งแวดล้อม เช่น ลดการตัดต้นไม้ ลดการผลิตกระดาษ และกำจัดของเสียจากโรงงานอุตสาหกรรม ตามแนวคิดของ ESG (Environmental, Social, and Governance) และกระบวนการ Decarbonization ซึ่งตอบสนองต่อความคาดหวังของนักลงทุนและลูกค้าที่ให้ความสำคัญกับความยั่งยืน

สนใจยกระดับองค์กรด้วยระบบ Argo ERP อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://aresth.co.th/products

องค์ประกอบและเคล็ดลับสำคัญของการทำ Office Paperless

การสร้างการทำงานแบบ Paperless ที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยการผสมผสานของเทคโนโลยีและกระบวนการทำงานที่เหมาะสม โดยมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญ 3 ส่วน ดังนี้

• Online Approval การขออนุมัติเอกสารออนไลน์โดยไม่ต้องใช้กระดาษ ช่วยประหยัดและลดการสูญหายของเอกสาร

• RPA (Robotic Process Automation) เครื่องมือลดการทำงานของมนุษย์ที่ต้องทำซ้ำ ๆ ในรูปแบบที่แตกต่างกัน ด้วยการใช้งาน BOT อัตโนมัติ เพื่อป้องกันและลดการทำงานซ้ำระหว่างแผนกต่าง ๆ

• Single Database การรวบรวมข้อมูลภายในองค์กรแบบออนไลน์ในฐานข้อมูลเดียวกัน ลดการเก็บข้อมูลที่ซับซ้อน มีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อวิเคราะห์เทรนด์ธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการผลักดันองค์กรสู่การทำงานแบบ Paperless

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบการทำงานแบบ Paperless องค์กรจำเป็นต้องวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นระบบ ด้วยแนวทางต่าง ๆ ดังนี้

• สร้างระบบการทำงานที่ตอบสนองความต้องการ โดยเริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบัน พร้อมออกแบบ Workflow ใหม่ที่เหมาะสมกับการทำงานแบบ Paperless และกำหนดมาตรฐานการทำงาน

• ติดตั้งพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ เช่น Cloud Storage ที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลธุรกิจได้จากทุกที่ทุกเวลา ไปพร้อมกับการดูแลด้านความปลอดภัยของข้อมูลด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

• สร้างความตระหนักถึงความจำเป็นของ Paperless ให้บุคลากรผ่านการฝึกอบรมเพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานระบบปฏิบัติการได้อย่างคล่องแคล่วและสร้างแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลงการทำงาน

ระบบปฏิบัติการยุคใหม่ เพื่อลดการทำงานผ่านกระดาษ (Paperless)

การพัฒนาองค์กรสู่การลดกระดาษ การติดตั้งระบบปฏิบัติการที่ทันสมัยอย่าง ระบบ ERP และระบบ MES คือหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น

ระบบ ERP

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ซอฟต์แวร์เพื่อการบริหารจัดการทรัพยากร ผ่านศูนย์รวมข้อมูลองค์กรที่เชื่อมโยงข้อมูลแบบ Real-Time จากทุกแผนก ทั้งการบัญชี การจัดซื้อ การผลิต การขาย ทรัพยากรบุคคลและอื่น ๆ ซึ่งมีบทบาทสำคัญที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และลดการใช้งานกระดาษในกระบวนการทำงานทุกขั้นตอน เช่น

• ขออนุมัติใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

• เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์

• แนบเอกสารออนไลน์เพื่อขออนุมัติในระบบ

• อนุมัติ Workflow อัตโนมัติ

• การทำงานข้ามบริษัท หรือ ข้ามสาขา

• แจ้งเตือนข้อมูลผ่านอีเมลหรือมือถือ

• ตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ ผ่านระบบ

• เชื่อมต่อระบบกับธนาคารออนไลน์

• บันทึกข้อมูลการเคลื่อนไหวแบบ Real-Time

• บันทึกค่าใช้จ่ายธุรกิจจากแต่ละแผนก

• ระบบจัดเก็บเอกสารสำคัญของพนักงาน (e-Document)

ปรึกษาจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบ Argo ERP ติดต่อเราได้ ที่นี่

ระบบ MES

ระบบ MES (Manufacturing Execution System) ระบบปฏิบัติการด้านกระบวนการผลิต ที่ช่วยให้การวางแผนและติดตามกระบวนการผลิตกลายเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ ผ่านการเชื่อมต่อโปรแกรม ERP และ Automation เพื่ออัปเดตข้อมูลให้ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดการใช้เอกสารกระดาษในการบันทึกข้อมูล และการรายงานสถานะการผลิต เช่น

• บันทึกและติดตามสถานะกระบวนการผลิตแบบ Real-Time

• บันทึกข้อมูลวัตถุดิบสำหรับแต่ละเครื่องจักรแบบไม่ใช้ใบเบิก

• แจ้งเตือนการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน ผ่านระบบปฏิบัติการ

• รายงานค่าประสิทธิภาพเครื่องจักรโดยรวม (OEE Dashboard)

บทสรุป Paperless รูปแบบการทำงานที่องค์กรต้องเตรียมพร้อม

การเปลี่ยนผ่านระบบการทำงานรูปแบบเดิมสู่ Paperless Office ไม่ได้เป็นเพียงการลดกระดาษ แต่คือก้าวสำคัญที่ปฏิรูปองค์กรให้ก้าวสู่โรงงานอัจฉริยะ (Smart Industry) ทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุนธุรกิจ ยกระดับความปลอดภัย รวมไปถึงสร้างการตัดสินใจที่รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นสู่ระบบ Paperless อย่างจริงจัง ARES พร้อมสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านด้วยโซลูชัน MES system และ ERP Solutions ที่สามารถตอบโจทย์การทำงานของหลากหลายอุตสาหกรรม ช่วยลดการใช้กระดาษในทุกกระบวนการ เพิ่มความรวดเร็ว โปร่งใส แม่นยำในการจัดการข้อมูล และเชื่อมโยงข้อมูลจากภาคส่วนแบบ Real-Time เพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืนในอนาคต

ติดต่อเรา
คุณสามารถติดต่อเราเพื่อดู DEMO ได้ที่ Contact Us
หรือสอบถามข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง 
โทร 0633253640 หรือ 02-6863000 ต่อ 3042
Email: support@aresth.co.th