Go-live คืออะไร ทำไมต้องมีการ Implementation ของระบบ ERP
 

การนำระบบ ERP เข้ามาใช้งานในองค์กร เป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยการวางแผนและการเตรียมความพร้อมอย่างรอบคอบ โดยเฉพาะในช่วง Go-live ที่ถือเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่สุดของโครงการ บทความนี้จะช่วยให้ท่านเข้าใจถึงความหมายของ Go-live และ ERP Implementation พร้อมขั้นตอนการดำเนินการที่ครบถ้วน เพื่อยกระดับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

Go-live คืออะไร? อยู่ในขั้นตอนใดของการทำงาน

Go-live คือช่วงเวลาที่ระบบ ERP เริ่มเปิดใช้งานจริงในองค์กร โดยผู้ใช้งานสามารถเริ่มทำธุรกรรมและดำเนินการต่าง ๆ บนระบบใหม่ได้อย่างเป็นทางการ ถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการ Implement ระบบ ERP ที่องค์กรยกเลิกการใช้งานระบบเดิม และเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่อย่างเป็นทางการ

ในวงการอุตสาหกรรมการผลิต Go-live คือช่วงเวลาที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาองค์กรสู่ โรงงานอัจฉริยะ (Smart Factory) เป็นจุดเริ่มต้นของการเชื่อมโยงระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อ และช่วยให้บุคลากรสามารถติดตามข้อมูลแบบเรียลไทม์

ทำไม Go-live จึงมีความสำคัญ

Go-live เป็นจุดเปลี่ยนที่สำคัญที่สุดของการนำระบบ ERP มาใช้งาน เป็นช่วงเวลาที่ระบบจะถูกทดสอบการทำงานจริงครั้งแรกกับข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ หากองค์กรไม่เตรียมความพร้อมอย่างเพียงพอ อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจในหลายด้าน เช่น การหยุดชะงักของกระบวนการผลิต ข้อมูลผิดพลาด หรือไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญ ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียโอกาสทางธุรกิจได้

การเตรียมข้อมูลก่อนการ Implement ระบบ ERP

ก่อนการ Implement ระบบ ERP องค์กรควรเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อนำไปใช้งานจริงในวัน Go-live โดยแบ่งเป็นข้อมูลสำคัญส่วนต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลโครงสร้างองค์กร ผังบัญชี ข้อมูลลูกค้า ซัพพลายเออร์ สินค้า สต็อก และข้อมูลต้นทุนต่าง ๆ ควบคู่กับการกำหนดกระบวนการทำงานทางธุรกิจให้ชัดเจนและสอดคล้องกับการดำเนินงานจริง ซึ่งเป็นส่วนช่วยสำคัญที่จะลดความเสี่ยงจากข้อมูลผิดพลาดและยกระดับการใช้งานระบบ ERP ให้เป็นไปอย่างราบรื่น

Implementation คืออะไร มีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

Implementation คือกระบวนการวางแผน ติดตั้ง ปรับแต่งระบบ ทดสอบ และฝึกอบรมพนักงาน เพื่อนำระบบ ERP เข้ามาใช้งานจริงในองค์กร และทำให้พนักงานสามารถใช้ประโยชน์จากระบบใหม่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยมีข้อดีที่สำคัญ ได้แก่

• ตอบโจทย์การทำงานจริงของธุรกิจ
  ด้วยการปรับระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานเฉพาะของแต่ละองค์กร
   

• ลดความเสี่ยงและข้อผิดพลาดในการใช้งาน
  ผ่านการทดสอบระบบ การฝึกอบรม และการเตรียมแผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน
   

• สร้างการยอมรับจากพนักงาน
  ด้วยการสื่อสารที่ชัดเจน การอธิบายประโยชน์ และการอบรมที่เหมาะสม
   

• วางรากฐานความสำเร็จในระยะยาว
  เพื่อรองรับการขยายธุรกิจ การเพิ่มโมดูล และการเติบโตในอนาคต

ขั้นตอนการ Implement ระบบ ERP แบบครบวงจร

การ Implement ระบบ ERP เข้ามาใช้งานในองค์กรจำเป็นต้องผ่าน 7 ขั้นตอนสำคัญที่จะนำพาธุรกิจของท่านสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน

1. การวางแผนและวิเคราะห์ (Planning & Analysis)

การวางแผนและวิเคราะห์ (Planning & Analysis) คือขั้นตอนสำคัญของการ Implement ระบบ ERP เพื่อสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับโครงการ

• กำหนดเป้าหมายและ KPI ว่าต้องการให้ระบบช่วยแก้ปัญหาด้านใดบ้าง พร้อมกำหนด KPI ที่วัดผลได้ชัดเจน เพื่อการเขียนแผนธุรกิจที่ดี

• วิเคราะห์ระบบเดิมและความต้องการ ระบุจุดอ่อนและปัญหาที่พบบ่อย เก็บรวบรวมความต้องการจากผู้ใช้งานทุกแผนก

• จัดทำแผนงาน Timeline ของโครงการโดยคำนึงถึงขนาดองค์กร ความซับซ้อนของงาน และทรัพยากรที่มีอยู่

2. การออกแบบระบบ (System Design)

เมื่อเข้าใจความต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การออกแบบระบบ (System Design) ให้สอดคล้องกับการทำงานจริงขององค์กร

• ออกแบบ Workflow ตามความต้องการ ด้วยข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์มาปรับปรุงกระบวนการเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และตรวจสอบอีกครั้ง

• กำหนดสิทธิ์การใช้งาน ให้สอดคล้องกับโครงสร้างและนโยบายการรักษาความปลอดภัยขององค์กร เพื่อการโจมตีทางไซเบอร์ที่นำไปสู่ความเสียหายวงกว้าง

• Custom Features (ถ้ามี) เพื่อให้ระบบสามารถตอบโจทย์ความต้องการ และสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้สูงสุด

3. การติดตั้งและการตั้งค่า (Configuration)

การติดตั้งและการตั้งค่า (Configuration) ระบบ ERP Solutions ให้พร้อมสำหรับการใช้งานจริง ผ่านการตั้งค่าต่าง ๆ ได้แก่

• ติดตั้งระบบ ERP บนเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคลาวด์ในองค์กร พร้อมทั้งตรวจสอบความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐานทาง IT

• ตั้งค่าพื้นฐาน โดยเตรียมข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน กรอกข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญ ตั้งค่าระบบให้สอดคล้องกับนโยบายขององค์กร

• เชื่อมต่อระบบ ERP ใหม่ ให้เข้ากับระบบอื่น ๆ ที่ใช้งาน เช่น ระบบบัญชี ระบบ CRM หรือระบบอีคอมเมิร์ซ

4. การทดสอบระบบ (Testing)

การทดสอบระบบ (Testing) อย่างละเอียด คือขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ท่านมั่นใจได้ว่า ระบบจะสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง

• UAT (User Acceptance Testing) ทดสอบระบบโดยผู้ใช้งานจริง เพื่อให้พนักงานได้ทดลองใช้ระบบและให้ Feedback ที่นำไปประยุกต์ใช้ได้จริง

• ทดสอบ Scenario จริง จำลองสถานการณ์การทำงานจริงต่าง ๆ เช่น การรับคำสั่งซื้อ การผลิต การจัดส่งสินค้า การรับชำระเงิน เป็นต้น

• แก้ไขปัญหาที่พบ รวบรวมปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบจากการทดสอบ จัดลำดับความสำคัญและดำเนินการแก้ไข ทดสอบซ้ำอีกครั้งหลังจากแก้ไขปัญหา

5. การอบรมผู้ใช้งาน (Training)

การอบรมผู้ใช้งาน (Training) เพื่อช่วยให้พนักงานมั่นใจ และสามารถใช้งานระบบได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

• จัดอบรมบุคลากร ตามบทบาทและหน้าที่ มีเนื้อหาที่ครอบคลุมทั้งทฤษฎี การปฏิบัติจริง และมีการสาธิตเพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจได้ง่ายขึ้น

• จัดทำคู่มือการใช้งาน ที่ละเอียดและเข้าใจง่าย พร้อมภาพหน้าจอและขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถศึกษาด้วยตนเอง

6. Go-live

Go-live หรือช่วงเวลาที่องค์กรเปลี่ยนจากการใช้งานระบบเก่ามาเป็นระบบใหม่ จำเป็นต้องมีการเตรียมการอย่างละเอียด เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

• เตรียม Checklist ก่อน Go-live เช่น ข้อมูลที่ครบถ้วน ผู้ใช้งานที่ได้รับการฝึกอบรม ระบบสำรองข้อมูลที่พร้อมใช้งาน และแผนสำรองสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน

• Monitor ระบบอย่างใกล้ชิด โดยทีมงาน IT และ Consultant ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อติดตามระบบ แก้ไขปัญหา บันทึกเหตุการณ์สำคัญ วิเคราะห์ประสิทธิภาพ และปรับปรุงการทำงาน

7. การดูแลต่อเนื่อง (Post-Implementation Support)

หลังจาก Go-live องค์กรยังต้องให้ความสำคัญกับ การดูแลต่อเนื่อง (Post-Implementation Support) เพื่อสร้างความมั่นใจในประสิทธิภาพของระบบในระยะยาว

• รับ Feedback และปรับปรุง อย่างสม่ำเสมอ โดยนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ และวางแผนการพัฒนาระบบในครั้งต่อไป

• Maintenance ระยะยาว ทั้งการอัปเดตซอฟต์แวร์ การสำรองข้อมูล การตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบ การปรับปรุงประสิทธิภาพ และการฝึกอบรมพนักงาน

บทสรุป เตรียมความพร้อม Go-live กับระบบ Argo ERP จาก ARES

การ Go-live และ Implementation คือหัวใจสำคัญในการยกระดับองค์กรสู่ยุคดิจิทัล โดยเฉพาะอุตสาหกรรมการผลิต ที่ต้องการความแม่นยำและประสิทธิภาพสูง ไม่ว่าจะเป็น โรงงานผลิตอาหาร ที่ต้องการระบบติดตามความปลอดภัยของอาหาร หรือ อุตสาหกรรมยานยนต์ ที่มีห่วงโซ่อุปทานที่ซับซ้อน การมีระบบ ERP ที่เหมาะสมจะช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ARES เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการ ระบบ ERP โรงงาน ที่มีประสบการณ์ยาวนานในการ Implement ระบบให้กับองค์กรหลากหลายประเภท ด้วยระบบ Argo ERP ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจการผลิตโดยเฉพาะ พร้อมทีมงานมืออาชีพที่ให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การติดตั้ง ไปจนถึงหลัง Go-live

FAQ

Implementation คือขั้นตอนใดในการทำงาน?

Implementation (การนำไปปฏิบัติ) คือขั้นตอนในการลงมือปฏิบัติตามแผนการ เพื่อทำให้สิ่งที่วางแผนไว้นั้นใช้ได้จริง  และการ Go-live (การนำระบบสู่การใช้งานจริง) ก็จะเป็นส่วนประกอบของการ Implementation อีกที นั่นเอง

องค์กรขนาดเล็กจำเป็นต้องใส่ใจขั้นตอนการ Implementation และ Go-live หรือไม่?

แม้องค์กรขนาดเล็กจะมีโครงสร้างและกระบวนการทำงานไม่ซับซ้อนเท่าองค์กรขนาดใหญ่ แต่การมีขั้นตอน Implementation และ Go-live อย่างเป็นระบบจะช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดจากการเชื่อมโยงข้อมูลผิดพลาด ระบบไม่เสถียร และการใช้งานที่ไม่ตรงกับกระบวนการจริง ทำให้องค์กรขนาดเล็กเริ่มต้นใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมั่นใจ และรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

ใช้เวลานานแค่ไหนในการ Implement ระบบ ERP?

ระยะเวลาในการ Implement ระบบ ERP ระยะเวลาขึ้นอยู่กับขนาดองค์กรและความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน โดยทั่วไปองค์กรขนาดกลางใช้เวลาเพียง 3-6 เดือน ส่วนองค์กรขนาดใหญ่อาจต้องใช้ระยะเวลามากถึง 6-12 เดือน

จะเตรียมตัวอย่างไรให้ Go-live ราบรื่น?

องค์กรควรทดสอบระบบอย่างละเอียด อบรมพนักงานให้เข้าใจการใช้งานอย่างถ่องแท้ เตรียมข้อมูลสำรองและแผนฉุกเฉิน มีทีมสนับสนุน 24 ชั่วโมงในช่วงแรก เลือกช่วงเวลา Go-live ที่ไม่ใช่ Peak ของธุรกิจ พร้อมสื่อสารแผนการและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นให้ทุกฝ่ายทราบล่วงหน้า

ติดต่อเรา
คุณสามารถติดต่อเราเพื่อดู DEMO ได้ที่ Contact Us
หรือสอบถามข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง 
โทร 0633253640 หรือ 02-6863000 ต่อ 3042
Email: support@aresth.co.th