Project Management คืออะไร สามารถประยุกต์ใช้กับองค์กรได้อย่างไรบ้าง

 

Project Management หรือการบริหารจัดการโครงการ ถือเป็นสิ่งสำคัญต่อการวางแผนขององค์กรอย่างยิ่ง เพราะเป็นการบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามข้อกำหนดและเสร็จตามเป้าหมาย โดยวางแผนให้ใช้ทรัพยากร เช่น ทรัพยากรบุคคล, การเงิน, เวลา หรือวัตถุดิบอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ ในบทความนี้ เราจะพาไปทำความรู้จักกับ Project Management ให้มากยิ่งขึ้น พร้อมแนะนำตัวช่วยจัดการโครงการต่าง ๆ ที่ทำให้ขั้นตอนทั้งหมดง่ายยิ่งขึ้น

Project Management คืออะไร?

Project Management (การบริหารจัดการโครงการ) เป็นกระบวนการหรือวิธีการที่ใช้ในการวางแผน, การจัดทำ, การดำเนินงาน และการควบคุมโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้กำหนดขอบเขต ระยะเวลา และทรัพยากรจำกัด โดยขั้นตอนที่สำคัญในการบริหารจัดการโครงการประกอบด้วย

• การกำหนดเป้าหมาย (Initiating)

• การวางแผน (Planning)

• การดำเนินการ (Executing)

• การควบคุม (Monitoring and Controlling)

• การสิ้นสุดโครงการ (Closing)

การบริหารจัดการโครงการที่ดีนั้น มีส่วนช่วยให้สมาชิกภายในโครงการทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยลดความเสี่ยงในการทำโครงการด้วยการจัดการสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าก่อนดำเนินการ รวมถึงผู้ประกอบการยังดูลำดับในการดำเนินงานและผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น ช่วยให้บรรลุ KPI ที่ตั้งเป้าเอาไว้

Project Management มีกี่ขั้นตอน?

Project Management (การบริหารจัดการโครงการ) มีทั้งหมด 5 ขั้นตอนหลักซึ่งอธิบายได้ดังนี้

1. ขั้นตอนกำหนดเป้าหมาย (Initiating)

ในขั้นนี้จะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ ซึ่งมักจะระบุเป็นเป้าหมายทางธุรกิจที่คาดหวัง ทั้งยังกำหนดขอบเขตงานของโครงการ เพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกันว่ามีขอบเขตอย่างไรบ้าง และจัดทำเอกสารเอกสารที่ระบุแนวทางของโครงการ และความเห็นชอบในการดำเนินโครงการ ซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นโครงการ

2. ขั้นตอนวางแผน (Planning)

ต่อมาคือการวางแผนการทำงาน โดยกำหนดเนื้องานที่จะทำในโครงการ รวมถึงการกำหนดลำดับของเนื้องานและการกำหนดระยะเวลาที่จะทำ รวมถึงวางแผนการจัดการทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ เช่น งบประมาณ พนักงาน หรือวัสดุอุปกรณ์ และวางแผนการควบคุมคุณภาพด้วยการตั้งเกณฑ์ชี้วัดต่าง ๆ เพื่อควบคุมคุณภาพของผลลัพธ์ที่ผลิตขึ้นในโครงการ เช่น มีเป้าหมายการผลิตอย่างไร หรือต้องผลิตเท่าไหร่

3. ขั้นตอนดำเนินการ (Executing)

หลังวางแผนเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือขั้นตอนดำเนินงานตามแผนที่ได้วางไว้ ซึ่งมีทั้งการจัดการทรัพยากรของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้ตามแผน และการจัดการการสื่อสารในโครงการทั้งภายในและภายนอก เพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้า ปัญหาที่เกิดขึ้น และวิธีการแก้ไข

4. ขั้นตอนควบคุม (Monitoring and Controlling)

การติดตามและควบคุม เป็นการติดตามความคืบหน้าของโครงการ และการใช้ตัวชี้วัดเพื่อวัดความคืบหน้าที่ตั้งเป้าหมายไว้ และควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ รวมไปถึงตรวจสอบและรับรองว่าผลลัพธ์มีคุณภาพตามที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการวางแผนคุณภาพ

5. ขั้นตอนสิ้นสุด (Closing)

การทำงานขั้นสุดท้ายของโครงการ มีการตรวจสอบผลลัพธ์ทั้งดีและไม่ดีที่ผลิตขึ้นเพื่อนำไปใช้พัฒนาในโครงการต่อไป การแจ้งผลลัพธ์กับผู้ที่เกี่ยวข้อง และการสิ้นสุดกิจกรรมทั้งหมดของโครงการ

ความสำคัญของ Project Management และตัวช่วยจัดการแผนงาน

Project Management เป็นสิ่งสำคัญอย่างมากต่อองค์กร เพราะมีผลต่อด้านต่าง ๆ ของการดำเนินโครงการ เช่น ช่วยบริหารทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ ทั้งทรัพยากรบุคคลและวัสดุอุปกรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ, ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มผลผลิตขององค์กรได้จากการวางแผนข้อมูลล่วงหน้า, ช่วยให้องค์กรมีความพร้อมที่จะรับมือกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ, ปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานทั้งหมด เป็นต้น

ระบบ ArgoERP (Enterprise Resource Planning) มีโมดูล Project Management ที่ช่วยในการบริหารโครงการทั้งหมดขององค์กรไว้ในระบบเดียวกัน โดยเมื่อกล่าวถึงการช่วย Project Management ด้วยระบบ ERP นั้น ได้แก่

1. การจัดทำแผนการทำงาน : ERP ช่วยในการวางแผนและกำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในโครงการ โดยระบบ ERP จะมีโมดูลที่ช่วยในการวางแผนและกำหนดตารางงานต่างๆ โดยอาจรวมถึงการจัดทำตารางการผลิตหรือการจัดส่งสินค้าตามโครงการเป็นต้น

2. การจัดการทรัพยากร : ERP ช่วยในการจัดการทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การจัดการวัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต โดยระบบ ERP จะช่วยในการวางแผนการใช้ทรัพยากรเพื่อให้เป็นไปตามแผนโดยอัตโนมัติ

3. การรายงานและการวิเคราะห์ : ERP ช่วยในการสร้างรายงานและการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของโครงการ ซึ่งช่วยให้ทีมโครงการและผู้บริหารสามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการได้โดยง่ายและรวดเร็ว

นอกจากนี้ ข้อมูลจาก ERP ยังเชื่อมต่อไปยังข้อมูลส่วนกลางขององค์กรได้ด้วย เช่น งบประมาณของโครงการ A แสดงผลต่องบรวมทั้งปีขององค์กร ทำให้ข้อมูลโปร่งใส, ตรวจสอบ, ติดตาม และตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยเฉพาะภาคอุตสาหกรรมหรือโครงการก่อสร้าง (Construction) ที่ขาด Project Management ไม่ได้

สรุปเกี่ยวกับ Project Management

เมื่อได้ทราบความสำคัญเกี่ยวกับ Project Management สิ่งที่ผู้ประกอบการควรให้ความสนใจคือ ตัวช่วยให้ Project Management เป็นไปได้อย่างราบรื่นและตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ArgoERP โดย ARES เป็นตัวช่วยสำคัญในการวางแผนและบริหารแต่ละโครงการขององค์กร โมดูลนี้มีฟังก์ชันพื้นฐานรองรับ Project Management ต่าง ๆ พร้อม สามารถใช้งานได้ทันที สามารถดู DEMO ได้ตามช่องทางด้านล่างนี้

ติดต่อเรา
คุณสามารถติดต่อเราเพื่อดู DEMO ได้ที่ Contact Us
หรือสอบถามข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง 
โทร 0633253640 หรือ 02-6863000 ต่อ 3042
Email: support@aresth.co.th