项目成本分配
项目成本的分配可以合理估算项目的收入和费用,从而根据项目完成的百分比来计算项目的利润或损失。
项目收入的确认相对简单,只需根据项目合同的进度开具发票即可。然而,确认所有项目成本和费用的方法则更加复杂。例如,确定哪些成本和费用属于哪个项目可能会很有挑战性,尤其是当项目经理每月必须处理多个大大小小的项目时。此外,采购部门还负责跟踪供应商的进度,以采购项目所需的设备或材料。因此,这些员工的工资被视为项目费用,必须适当详细地分类不同类型的工作,并将成本分配到相应的项目中。
以下程序将无疑为您提供帮助:
1. 每个部门在项目中被分配任务后,必须遵循以下评估计划:
- 分配项目代码:输入预期的收入和成本。
- 创建销售订单:指定项目代码以监控合同进度并确定财务金额。
- 创建采购申请并指定项目代码:根据合同协议采购必要的设备和材料。
- 提交费用报销申请:根据项目代码,为参与项目的每个部门提交费用报销。
- 采购部门将根据合作部门的采购申请执行采购并选择供应商。
- 跟踪设备和材料直到它们到达现场,包括验证质量规格。
- 如果项目涉及子任务,则为每个子任务创建代码。
- 监督项目各子任务的状态和进展(根据子任务代码)。
- 记录工作活动并按项目或子任务代码分类。
- 根据与项目或子任务代码相关的采购生成付款请求。
- 运营部门可以监控现场需求。
- 分配成本中心:选择适合项目的运营部门。例如,项目分为北部、中部和南部。
- 根据项目代码将设备和材料交付到现场,包括测试和安装。
- 确保参与项目的人员根据项目代码记录工作。
- 根据项目代码生成费用发票。
每月月底,财务部门将根据项目代码汇总发票和收据(如子任务验收发票、设备和材料收据、工作日志、其他项目费用发票以及与项目相关的人员补偿表),以确认每月实际发生的成本,并将需要分配给项目的成本进行分配。直接项目费用必须根据项目代码进行分配。
需要分配给项目的直接成本:
- 根据项目代码报销的费用,如办公租金,包括水电费及其他相关费用。
- 借:项目费用,项目代码xx1,฿฿
- 贷:应付费用,฿฿
- 设备和材料的交付,包括测试和安装。
- 借:项目原材料,项目代码xx1,฿฿
- 贷:库存,฿฿
- 项目子任务的验收费用。
- 借:项目费用,项目代码xx1,฿฿
- 贷:应付账款,฿฿
需要分配给项目代码的间接成本:
项目人员补偿
- 使用每位员工的月度工作日志数据,基于项目代码计算项目人员的补偿(如符号A所示)。
- 借:项目-薪水,项目代码xx1,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx2,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx3,฿฿
- 贷:薪水,฿฿
2. 首先确定比例,然后分配到每个成本中心。与每月每个项目的总工时进行比较,并将其分配到相应的项目代码(如符号B和C所示)。
- 借:项目-薪水,项目代码xx1,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx2,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx3,฿฿
- 贷:薪水,฿฿
其他费用的项目分配
项目管理人员补偿
3. 根据每个人指定的比例,将管理人员的补偿分配到成本中心。然后,与本月的总项目工时进行比较,并将其分配到相应的项目代码(如符号B所示)。
- 借:项目-薪水,项目代码xx1,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx2,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx3,฿฿
- 贷:薪水,฿฿
采购部门员工监管子任务费用
4. 使用采购部门员工的月度工作日志数据,基于项目代码计算其补偿(如符号C所示)。
- 借:项目-薪水,项目代码xx1,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx2,฿฿
- 借:项目-薪水,项目代码xx3,฿฿
- 贷:薪水,฿฿
如果无法明确分类费用到项目代码,可以使用上述基于工时分配成本的方法。该方法可以清楚地了解每个项目代码已分配了多少工时以及相关的费用。
在启动项目时,使用项目预计完成日期、项目启动日期和所需人员数量计算总工时。然后,将这些数据与当前的工时进行比较,以评估项目的当前进展,并预测未来的进展是否与预期一致。此外,将实际发生的成本与最初估算的成本进行比较,以了解当前的成本进展。这些信息对于管理层在分析和制定政策决策时非常有帮助。
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